Часто предприниматели отказываются от участия в государственном оборонном заказе еще до того, как изучат его требования. Причина почти всегда одна: они уверены, что система слишком сложная, а требования невозможно выполнить без огромного штата бухгалтеров и юристов.
На практике большинство этих опасений основано не на собственном опыте, а на распространенных мифах.При этом государственный оборонный заказ сегодня является одним из крупнейших сегментов российской экономики. Тысячи предприятий уже участвуют в выполнении государственных контрактов: кто-то выступает головным исполнителем, кто-то производит комплектующие, поставляет материалы, оборудование или оказывает специализированные услуги. Для многих компаний это долгосрочная загрузка производства, прогнозируемый объем работ и стабильное развитие бизнеса.
Главное условие участия в такой системе - прозрачность. Государство финансирует контракт и поэтому должно понимать, как расходуются бюджетные средства, соблюдаются ли сроки исполнения, насколько обоснована стоимость продукции и действительно ли все расходы связаны с конкретным контрактом. Именно этим объясняются специальные требования к государственному оборонному заказу.Исполнитель обязан вести раздельный учет затрат по каждому контракту, использовать специальные счета в предусмотренных законом случаях, идентифицировать все операции и документально подтверждать произведенные расходы. Кроме того, законодательство ограничивает уровень рентабельности исполнителя. На первый взгляд кажется, что требований слишком много. Однако если разобраться, все они подчинены одной цели: обеспечить полную прозрачность исполнения государственного контракта.
Такие требования характерны не только для государственных заказчиков. Любая крупная компания стремится контролировать своих поставщиков. Хороший пример - система работы международных сетей общественного питания с производителями продукции. Когда McDonald’s работал в России, его специалисты контролировали не только качество готового продукта, но и весь производственный процесс поставщиков: сорт сырья, технологию выращивания, условия хранения, переработку, стандарты качества и документооборот. Государственный оборонный заказ использует тот же принцип, но дополняет его финансовым контролем, поскольку речь идет о расходовании бюджетных средств.
Современные системы бухгалтерского учета позволяют выполнять эти требования значительно проще, чем еще несколько лет назад. Большинство процессов автоматизируется: учет затрат по каждому контракту, движение материалов, учет трудозатрат, формирование отчетности. Поэтому основной вопрос заключается не в объеме дополнительной работы, а в правильной организации учета и внутренних бизнес-процессов.
Из нашей практики можно сделать еще один важный вывод. Компании, которые начинают работать по государственному оборонному заказу, одновременно повышают качество собственного управленческого учета. Раздельный учет позволяет руководителю увидеть реальную себестоимость каждого проекта, объем незавершенного производства, отклонения по срокам и затратам. Очень часто именно после внедрения раздельного учета становится очевидно, какие проекты приносят прибыль, а какие фактически работают в убыток. То есть требования государственного заказчика начинают приносить пользу самому бизнесу.
Пять распространенных мифов о государственном оборонном заказе
Миф первый. ГОЗ доступен только крупным предприятиям.
Это не соответствует действительности. Помимо головных исполнителей, в государственном оборонном заказе участвуют тысячи субподрядчиков и поставщиков. Малые и средние предприятия производят комплектующие, поставляют материалы, выполняют строительно-монтажные работы, оказывают транспортные, инженерные и другие специализированные услуги.
Миф второй. Раздельный учет организовать практически невозможно.
Еще десять лет назад это действительно требовало большого объема ручной работы. Сегодня большинство современных учетных систем позволяют вести раздельный учет автоматически. При грамотной настройке бухгалтерия не создает дополнительный учет, а лишь правильно распределяет информацию по контрактам.
Миф третий. Бухгалтерия будет заниматься только отчетностью.
Если учет построен правильно, большая часть необходимых данных формируется автоматически из первичных документов. Дополнительная нагрузка возникает прежде всего там, где изначально отсутствует порядок в документообороте и управленческом учете.
Миф четвертый. Ограничение рентабельности делает государственный контракт невыгодным.
При оценке государственного контракта важно учитывать не только размер прибыли по отдельной сделке. Для производственного предприятия не менее важны стабильная загрузка оборудования, долгосрочное планирование производства, предсказуемый денежный поток и снижение коммерческих рисков. Именно поэтому многие предприятия рассматривают государственный оборонный заказ как стратегическое направление развития.
Миф пятый. Любая ошибка приведет к серьезным санкциям.
Ответственность за нарушения действительно предусмотрена законодательством. Но практика показывает, что основные проблемы возникают не из-за случайных ошибок, а из-за отсутствия системы учета и внутреннего контроля. Если предприятие заранее организовало раздельный учет, выстроило документооборот и соблюдает требования законодательства, большинство рисков становится вполне управляемым.
Главное преимущество государственного оборонного заказа
Многие воспринимают требования государственного оборонного заказа как дополнительные ограничения. На практике они становятся инструментом развития самой компании.Раздельный учет дисциплинирует производство, делает прозрачным движение материалов и денежных средств, позволяет контролировать себестоимость, своевременно выявлять отклонения и принимать управленческие решения на основе реальных данных, а не предположений. Руководитель получает объективную картину работы предприятия, бухгалтерия работает по понятным правилам, а бизнес становится более управляемым.Государственный оборонный заказ требует высокой дисциплины, но одновременно заставляет компанию выстроить процессы, которые полезны не только для исполнения государственного контракта, но и для развития бизнеса в целом. Именно поэтому предприятия, успешно работающие в системе ГОЗ, как правило, имеют более качественный учет, более эффективный внутренний контроль и более высокий уровень управленческой зрелости.
Если ваша компания планирует выйти на рынок государственного оборонного заказа или уже получила предложение стать исполнителем либо субподрядчиком, важно подготовиться заранее. Грамотно организованный учет, правильно выстроенный документооборот и профессиональное сопровождение позволяют выполнить требования законодательства без лишних затрат и сосредоточиться на главном - качественном исполнении контракта и развитии бизнеса.